Как написать официальное письмо

Официальное письмо — это документ, который требуется оформить в соответствии с определенными правилами и рекомендациями. В данной статье мы рассмотрим основные моменты написания официального письма, начиная от оформления бланка и заканчивая правильным завершением текста.

1. Оформление бланка организации
2. Начало текста: правила обращения
3. Начало текста на английском
4. Заключение текста: готовые фразы
5. Универсальные заключения
6. Дополнительные рекомендации
7. FAQ

Оформление бланка организации

Перед тем, как приступить к написанию текста, необходимо правильно оформить бланк организации. На бланке должны быть указаны следующие данные:

• Название организации
• Физический адрес
• Реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП и т.д.)
• Телефон
• Факс
• Web-сайт
• E-mail
• Логотип

Также на бланке можно указать регистрационный номер и дату письма, которые традиционно ставятся под реквизитами, слева.

Начало текста: правила обращения

Перед тем, как приступить к написанию текста, необходимо определиться с формой обращения. Правила делового этикета требуют, чтобы в начале письма содержалось приветствие и обращение, например: «Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И. О.».

Важно помнить, что слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.»). Это считается невежливым и неуважительным по отношению к адресату.

Начало текста на английском

Если вы пишете официальное письмо на английском языке, необходимо определиться с формой обращения. Если вы не знаете, кому пишете, то можно использовать фразу "Dear Sir or Madam". Если же вы обращаетесь к организации, то уместным обращением будет "To Whom It May Concern" — "для того, к кому это может относиться".

Заключение текста: готовые фразы

Правильное и красивое завершение официального письма — это также один из важных моментов. В зависимости от контекста можно использовать следующие готовые фразы:

1. Будем рады сотрудничать с Вами!
2. Надеемся на плодотворное сотрудничество!
3. Обращайтесь при возникновении вопросов.
4. Будем рады видеть Вас в числе наших партнеров!
5. Если появились вопросы, напишите или позвоните.

Универсальные заключения

Наиболее универсальными являются такие заключительные фразы, как «С уважением», «Всего наилучшего», «С наилучшими пожеланиями». Их допустимо использовать в любой ситуации и в любом письме.

Дополнительные рекомендации

• При написании официального письма необходимо следить за грамматикой и орфографией. Ошибки могут создать негативное впечатление об организации или о человеке, написавшем письмо.
• Текст должен быть четким и логичным. Не стоит использовать сложные и запутанные конструкции, лучше ограничиться простыми и понятными предложениями.
• Не стоит злоупотреблять формальными словами и выражениями. Важно найти баланс между официальным и простым языком.
• Если вы отправляете официальное письмо по электронной почте, необходимо убедиться, что адресат получит его в нужном формате и в нужное время. Лучше отправлять письмо в рабочее время и в рабочие дни.

FAQ

1. Нужно ли всегда использовать готовые фразы в конце официального письма?

• Нет, не обязательно. Главное, чтобы заключительная фраза соответствовала контексту и была выражена таким образом, чтобы передать нужный тон и настроение.

2. Можно ли использовать сокращения в обращении в официальном письме?

• Нет, использование сокращений в обращении к адресату не соответствует правилам делового этикета и может создать негативное впечатление об отправителе.

3. Какую форму обращения использовать в официальном письме на английском языке?

• В зависимости от того, кому адресовано письмо, можно использовать фразу "Dear Sir or Madam« или »To Whom It May Concern".